転職活動中のメールの返信に注意！応募企業とのメールで押さえておくべき基本マナー

中高年の転職活動で避けて通れないのが応募企業とのメールでのやり取りです。

実は、メールでの応対は面接の前段階として、

あなたのことを評価していることをご存知でしょうか？

当然、まだ内定をもらう前なので、面接などよりも重要度は低いでしょう。しかし、メールでの対応が失礼だったりすると、評価が下がってしまう可能性があります。

そこでこのページでは、応募企業とのメールで押さえておくべき基本マナーについて、私の経験をまじえながら解説します。

Contents

メールで押さえておくべき7つの基本マナー

転職活動で応募先とメールでの対応は非常に大事です。なぜなら、メールの内容しだいで社会人のマナーのレベルが相手に伝わるからです。特に最近は、電話の対応よりもメールの方が頻度が高くなっています。ですから、この機会にメールの基本のマナーを学んでおきましょう。

メールの基本マナーには以下の7つがあります。

返信は遅くても次の日までに
会社からのメールは使用しない
読みやすいように「改行」を使う
文字の「装飾」や「強調」はしない
正しい敬語を使う
メールの返信は「Re：」を使用する
メールの最期は署名を入れる

以上です。

それでは、1つずつ具体的に解説します。

１．返信は遅くても次の日までに

メールが届いたら遅くても次の日までには返信をしてください。これは基本中の基本です。この対応が遅くなると、採用担当者から「この人は仕事でも対応が遅い」と思われてしまいます。そうなると極端な話、面接前からマイナスになってしまいます。受け取った当日に返信するのがベストですが、遅くても次の日までには送るようにしてください。

送る時間は、18時までには送る方が良いでしょう。なぜなら、18時前後は担当者も残業や仕事に追われていることが多いからです。ですから、できる限り早めの対応を心がけてください。

２．会社からのメールは使用しない

在職中の転職活動の場合、会社のメールは厳禁です。しかし、これは公私混同とみられ悪い印象を与えてしまいます。ですから、絶対にやってはいけません。そもそも、会社のメールを使うということは仕事中に行っていることになります。当然ながら、採用担当者から「この人は仕事中に隠れてメールを使う人」だという悪い印象をもたれてしまいます。

在職中の転職活動で使うメールは、個人のメールアドレスを使用するのがルールです。そのことを忘れないようにしましょう。

３．読みやすいように「改行」を使う

メールは、長くダラダラした文章を書いてしまうと、要点がつかめなくなってしまうからです。ですから、できるだけ簡潔に分かりやすい文章を心がけましょう。

読みやすい文章を書くコツ

短い文章で「改行」を使うことです

そうすれば、以下のように読みやすい文章になります。

〇〇株式会社
採用担当者　佐藤様

先日、メールを頂いた野澤克美です。
お世話になっております。

早速ですが、面接日程のご連絡ありがとうございます。
提示いただいた日程より、希望の日をお知らせいたします。

第1希望　2月20日　14：00～
第2希望　2月23日　15：00～

恐れいりますが、ご検討くださいますようお願いいたします。

このように、余分なことは書かず簡潔に分かりやすい文章を心がけてください。

４．文字の「装飾」や「強調」はしない

気をつけなければいけないのは文字の装飾や強調です。確かに、読みやすいと感じる人もいるかもしれませんが、友達に送るメールではないので装飾などは使わないでください。社会人としてのマナーにかけていると思われてしまいます。相手に読みやすいようにと赤字や太字にするのは、かえって逆効果です。

５．正しい敬語を使う

30～35歳という年齢ということもあり、間違った言葉使いは、社会人としてマナーを疑われてしまいます。

敬語というのは、普段あまり使わないのでいざ使うと「ギコチナク」なってしまいます。以下のように、一見すると使っても問題ないような言葉でも、敬語ではない場合がありますので気をつけてください。

基本語	敬語
ぼく、わたし	わたくし
私たち	わたくしども
だれ	どなた様
あの人	あの方、あちら様
今	ただ今
さっき	先ほど
あとで	先ほど
少し、ちょっと	少々
どうしますか	いかがさないますか
いいですか	よろしいでしょうか
見ました	拝見しました
～します	～いたします
行きます	伺います
知っています	存じております
すみません	申し訳ございません
すみませんが	恐れ入りますが
どうでしょうか	いかがでしょうか
確認ください	ご査収ください