転職活動中のメールの返信に注意！ 応募企業とのメールで押さえておくべき基本マナー

中高年の転職活動で避けて通れないのが応募企業とのメールでのやり取りです。

実は、メールでの応対は面接の前段階として、

• あなたのことを評価していることをご存知でしょうか？

当然、まだ内定をもらう前なので、面接などよりも重要度は低いでしょう。しかし、メールでの対応が失礼だったりすると、評価が下がってしまう可能性があります。

そこでこのページでは、応募企業とのメールで押さえておくべき基本マナーについて、私の経験をまじえながら解説します。

メールで押さえておくべき7つの基本マナー

転職活動で応募先とメールでの対応は非常に大事です。なぜなら、メールの内容しだいで社会人のマナーのレベルが相手に伝わるからです。特に最近は、電話の対応よりもメールの方が頻度が高くなっています。ですから、この機会にメールの基本のマナーを学んでおきましょう。

メールの基本マナーには以下の7つがあります。

以上です。

それでは、1つずつ具体的に解説します。

１．返信は遅くても次の日までに

メールが届いたら遅くても次の日までには返信をしてください。これは基本中の基本です。この対応が遅くなると、採用担当者から「この人は仕事でも対応が遅い」と思われてしまいます。そうなると極端な話、面接前からマイナスになってしまいます。受け取った当日に返信するのがベストですが、遅くても次の日までには送るようにしてください。

送る時間は、18時までには送る方が良いでしょう。なぜなら、18時前後は担当者も残業や仕事に追われていることが多いからです。ですから、できる限り早めの対応を心がけてください。

２．会社からのメールは使用しない

在職中の転職活動の場合、会社のメールは厳禁です。しかし、これは公私混同とみられ悪い印象を与えてしまいます。ですから、絶対にやってはいけません。そもそも、会社のメールを使うということは仕事中に行っていることになります。当然ながら、採用担当者から「この人は仕事中に隠れてメールを使う人」だという悪い印象をもたれてしまいます。

在職中の転職活動で使うメールは、個人のメールアドレスを使用するのがルールです。そのことを忘れないようにしましょう。

３．読みやすいように「改行」を使う

メールは、長くダラダラした文章を書いてしまうと、要点がつかめなくなってしまうからです。ですから、できるだけ簡潔に分かりやすい文章を心がけましょう。

読みやすい文章を書くコツ

• 短い文章で「改行」を使うことです

そうすれば、以下のように読みやすい文章になります。

４．文字の「装飾」や「強調」はしない

気をつけなければいけないのは文字の装飾や強調です。確かに、読みやすいと感じる人もいるかもしれませんが、友達に送るメールではないので装飾などは使わないでください。社会人としてのマナーにかけていると思われてしまいます。相手に読みやすいようにと赤字や太字にするのは、かえって逆効果です。

５．正しい敬語を使う

30～35歳という年齢ということもあり、間違った言葉使いは、社会人としてマナーを疑われてしまいます。

敬語というのは、普段あまり使わないのでいざ使うと「ギコチナク」なってしまいます。以下のように、一見すると使っても問題ないような言葉でも、敬語ではない場合がありますので気をつけてください。

基本語	敬語
ぼく、わたし	わたくし
私たち	わたくしども
だれ	どなた様
あの人	あの方、あちら様
今	ただ今
さっき	先ほど
あとで	先ほど
少し、ちょっと	少々
どうしますか	いかがさないますか
いいですか	よろしいでしょうか
見ました	拝見しました
～します	～いたします
行きます	伺います
知っています	存じております
すみません	申し訳ございません
すみませんが	恐れ入りますが
どうでしょうか	いかがでしょうか
確認ください	ご査収ください

これらは、メールだけではなく面接でも使うので覚えておきましょう。

６．メールの返信は「Re：」を使用する

採用担当者は1日に何十通とメールのやり取りを行っています。ですから、毎日が多忙です。そのような状況では、イチイチ以前に行った詳細なやりとりは覚えていないというのが正直なところでしょう。ですので、相手から届いたメールは、返信の「Re：表示」にしてください。

そして、本文はそのまま使用し、文章の最後から続きを書くようにした方が良いでしょう。なぜなら、担当者がそのやりとりを見て詳細を思い出すことができるからです。

「Re:表示」のやり方

Yahoo!メールの「Re：表示」の仕方は、採用担当者から届いたメールを開き、以下のように「返信ボタン」を押すだけで表示されます。※受信メールの上部にあります。

また、返信で気をつけなければいけないのは、

• 「Re:表示」は、１、2個程度にすること

そうしなければ、相手に届くタイトルが以下のように長くなってしまい。大変よみづらくなってしまうからです。

• Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:面接の日程について

• Re:Re面接の日程について

上記のように、長くなってしまう場合は、1、2個だけ残し「Re:表示」を削除しましょう。

７．メールの最後は署名を入れる

メールの最後には必ず署名を入れてください。この署名は忘れがちですが重要なことなので忘れないようにしましょう。また、添付ファイルも忘れてしまうことが多いので気をつけてください。

署名を忘れにようにするためには、以下のように自動設定にしておくと良いでしょう。以下に設定方法を解説しておきます。

Yahoo!メールの署名の設定法

下の図を参考にして設定を行ってください。

• Yahoo!メールのトップページ右上にある「設定・利用企画」をクリックします
• 開かれたメニューの中に、最上段にある「メール設定」をクリックしてください

• 次に下図のように、画面の左にある「メールアカウント」をクリックします

• 次に下図のように、メールアドレスの「詳細設定」の画面が出ます

• 最後に画面右上にある「保存」をクリックして終了

※グーグルの署名は「メールの設定方法」をご覧ください。

まとめ

以上が、応募企業とのメールで押さえておくべき基本マナーです。

多くの人は、応募書類や面接対策には力を入れます。しかし、応募先の採用担当者とのメールの対応も非常に重要なのです。なぜなら、あなたの教養レベルが伝わってしまうからです。

ですから、このページを参考にして社会人として基本マナーを身につけてください。