転職活動で必ずと言っていいほど聞かれるのが、自己PRです。
けれど、自己PRと言われても何を書いていいか分からない…。そんな状況の人もいるでしょう。
事務職は数多い職種の中でも人気があります。ですから、中高年の転職者が、若い人と同じような自己PR文を書いていては勝負になりません。
つまり、若い人との差をつけるには細心の注意が必要です。
しかし、書き慣れていない自己PR文を書くのは意外に難しいものです。
そこでこのページでは、事務職の自己PR文を書くときの5つのコツについて、私の経験をまじえながら解説します。
自己PR文を書くときの５つのコツ
自己PR文書くときのコツには、以下の5つがあります。
- コミュニケーション力の高さを前面に
- もはや資格はアピールにならない？
- 具体的な経験と実績が重要
- 正確さと効率の重視を強調
- 協調性と自立心をさりげなく
以上です。
それでは、１つずつ具体的に解説します。
１．コミュニケーョン力の高さを前面に
一般的にお客様と接する機会が少ない事務職は、コミュニケーション能力は必要ないと考えられています。しかし、そんなことはありません。営業担当者が外周りに出ていれば、その間はお客様のサポートをします。また、中小企業であれば経理、総務、人事などの補助業務を行い、他の部署とのコミュニケーションが必要です。
昨今、ＡＩと言われる人工知能が普及し、事務の仕事も機械に取って変わられる日が近いと言われています。そんな中で、他者とのコミュニケーションを積極的にとっていかなければ事務職の居場所はなくなってしまうでしょう。しかし、裏を返せば、コミュニケーション能力が高ければ、どのような職種のサポートも行えるのが事務職の強みと言えるのです。そこで、コミュニケーション能力の高さをアピールすれば、採用者側は評価をしてくれます。
コミュニケーションの具体例を！
しかし、コミュニケーションは、目に見えないため評価の基準が難しいです。ですから、採用者側には、できるだけ具体例をあげイメージがしやすいようにする必要があります。
このように、具体的に何を行ったのかを記載してください。上記のように、読み手が具体的にイメージしやい文章を書くのがコツです。
２．もはや資格はアピールにならない？
事務職の資格は、ワードやエクセルなどが一般的です。確かに、資格があればパソコンの技術レベルはある程度は保証されます。しかし、今や多くの人が、それらのソフトを日常業務で使用しています。ですから、それらの資格はアピールにならないと考えた方が良いでしょう。
転職をするとき、パソコンの資格を目指す人がいます。まったく使えない状態であれば資格取得も役立ちます。しかし、今の会社でも日常業務で使用していたなら問題ありません。むしろ、費用や労力を考えれば、コミュニケーション・スキルを高めた方がメリットは大きいと言えるでしょう。
３．具体的な経験と実績が重要
説得力のある自己PR文を書くには、経験や実績を具体的にする必要があります。コツとしてはエピソードを加えて書くことです。なぜなら、エピソードは相手の印象に残りやすいからです。
分かりやすいように、私の自己PR文を紹介します。
私は長い間、工事関連の見積り作成業務を行ってきました。その業務は女性の担当者も行っていましたが、工事の詳しい内容までは把握できていませんでした。ですから、営業が算出した数量を規定のフォーマットに入力し費用を積み上げていくだけでした。しかし、私は市役所で14年間、工事の設計、積算、監督業務を行っていたため工事の内容を詳細に把握しています。
そこで、私はその規定のフォーマットを工事の種別、工事を行う順序に合わせた形に改善を行いました。その結果、見積り作成時間を20％短縮することができました。そして、そのフォーマットの使い方を女性の担当者にレクチャーし、みんなが使用できるようにサポートを行いました。その結果、課の全員がそのフォーマットを使いこなせるようになりました。
このような実績もあることから、御社でも事務効率の改善をする自信があります。
このように、日常業務で行った実績を具体的に記載するようにしましょう。
４．正確さと効率の重視を強調
事務職は、入力作業などが多いため正確さと効率が重視されます。そこで、それらをアピールとして応募書類に記載すれば、採用側の目にとまりやすくなります。そこで、以下のような形で自己PR文を記載すれば書類が通りやすくなるでしょう。
上述したように、私は見積り作成時間を20％短縮させました。他にも、エクセルをつかった製作図を作成したりミスをなくすために他の担当者とのダブルチェック制を取り入れました。このように、常に効率を重視しながら改善を行ってきました。また、事務職は入力作業も多いため正確さとスピードが要求されます。それらに対応するため日々の研鑽を心がけてきました。
その結果、ミスによる手戻りがなくなり全体の事務効率も毎年のように改善されてきたと自負しています。
上記の文章は、分かりやすくするために少し説明が長くなっています。実際の自己PR文は、もう少し簡潔に書くようにしてください。
５．協調性と自立心をさりげなく
日本人は独自性よりも協調性を大切にします。しかし、協調性を重視し過ぎると、周囲に合わせてしまい行動が控え目になってしまいます。つまり、協調性が自立心を奪ってしまうのです。※自立心とは周囲への依存をなくすことです。
そこで、協調性と自立心を、さりげなく自己PR文に盛り込むと好印象を与えることできます。例えば、私は協調性と自立心を養うために、以下のことを実践してきました。
これらを参考にして、あなたの自己PR文を作成してみましょう。
- 朝は周囲よりより30分早く出社し仕事をする
- 残業を減らしながら成果をしっかりと残す
- 周りがやりたがらない仕事を積極的に行う
- 良い習慣や改善点があれば周囲にシェアする
- 仕事が早く終わったときは、周りの人に「何か手伝うことある」と聞く
などです。
私はこれらのことを実行してきたことで、周囲との協調性が生まれ人間関係も良好になりました。このように、協調性と自立心をさりげなく自己PR文に加えるのことで、説得力のある自己PR文が書けるようになります。
まとめ
以上が、事務職の自己PR文を書くときの5つのコツです。
自己PR文を応募書類に添付しない人がいます。しかし、私は数多くの転職経験を通して、自己PR文は絶対に書いた方が良いと感じています。なぜなら、書類選考に通りやすくなったからです。特に、応募書類が通らない人にはオススメです。
しかし、意外に自己PRを1人で書くのは難しいものです。
そのようなときは、転職エージェントに添削を依頼してください。やはり、頼りになるのは専門家のアドバイスです。
天職に生きる５つのステップ
